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坐車途中，順手翻看了一本《細節的力量》，作者裕美子有 20 年秘書經驗，根據自己的工作經驗寫了一本職場細節的建議。因為作者是日本人，有些內容不太符合國情，個人覺得有些建議，在初入職場時了解一下，能避免很多麻煩。但這本書的內容有些水，不推薦閱讀，總結一些個人認為有用的建議，跟各位讀者做下分享。順利完成工作的“基本技能”01 讓5歲小孩子也能聽懂的表達技巧不管談話的對象是誰，只要我們把他當作“5歲小孩兒”，就會下意識地用“簡單易懂的措辭”來向其解釋問題。只要不斷練習，你的溝通能力就能夠得到顯著提升。關鍵在于說話時要注意“有耐心”“簡單易懂”“緊扣要點”。剛開始時請務必每天嘗試一次。02 對話　有意識地以YOU（你）為主語這條建議跟卡耐基的建議是一樣的，跟人溝通時，壓抑住想要表達自己的想法的沖動，認真去聽對方的意見。“你怎么認為？”“如果是你會怎么辦？”，像這樣詢問對方的興趣點，把談話的主角讓給對方。要是跟重要人物溝通之前，花些時間了解下對方的情況，能讓談話更有趣。比如：找到對方的微信朋友圈、微博、知乎、豆瓣、抖音等等，了解下對方的興趣愛好和最近的行程，關注的新聞之類的內容，很容易提出對方有興趣的問題。03 失誤　不怕麻煩，反復檢查每天工作前，列出自己的任務列單。同時針對自己最常出現的錯誤，制作【錯誤清單】。多用清單檢查 ，能降低馬虎和錯誤/  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  /  / / 一定要做到檢查三次。首先應該大致瀏覽一遍，檢查內容。第二次要再多花一點時間閱讀細節的部分，使用手或筆逐行逐句地閱讀，也可以讀出聲音來檢查。第三次檢查之前，先放置個3~5分鐘去做“其他工作”，然后再進行最終的檢查。04 會議記錄　會議筆記要做到可以直接演講的程度提高會議記錄的完成度的兩個關鍵點是：1.將要點提煉成簡短的關鍵詞，簡明扼要。2.盡量網羅會議中所有的重要信息，但要精減文字量。我自己的個人習慣是會議筆記做成思維導圖。特別在決議中需要落實事情，由誰負責，什么時間內完成，由誰跟進和監督 這幾個重要事項。明確下來，然后發郵件給參與領導確認。05 預先準備　通勤時間也是當天工作的準備時間每天上班時，在通勤中通過手機來確認一天的工作日程。思考有哪些工作需要做，依照什么樣的順序完成效率才會更高，是否遺漏了一些工作。06 保存記錄　使用一切手段保留記錄，關鍵時刻可以“保身”這一條，覺得是職場建議中的基本功，一定別忽略，要做到隨時保留記錄的習慣，我的職場生涯中因為一直堅持這個習慣，避免過非常多的黑鍋和麻煩。用郵件整理電話中商量的事情之后確認內容，做好記錄備份。收據、憑證等看起來可能用不上的文件資料也要復印備份。外出時，用手機拍照片給自己郵箱做備份。這就是帶有日期的“記錄”。重要場合可以使用手機的錄音軟件或是用錄音筆。給對方打電話委托轉達信息時，或是外出預約時要問清楚對方的姓名。再次強調一遍，并不是因為不相信對方才會做這樣的事，而是為了在出現突發狀況時，保護自己、保護自己的工作。還有一個好處就是可以避免浪費時間。07 投訴　用“捧殺”對付故意找麻煩的人每個公司都會有那么一兩個人喜歡“找麻煩”。但是有時候因工作需要還不得不跟他打交道或者這個就是你的上司。最好的方式就是捧殺對方，微笑著感謝對方，贊美對方。當他得到贊美時，自尊心得到了滿足之后，就會少找你麻煩。“調教”總是強人所難的怪物上司08 預測　推測上司的行動，準備三個以上備用方案仔細觀察上司，比如上司的習慣、行為、喜好、思維方式，等等。了解這些事情之后就算成功了。下一步就可以用玩單機游戲一樣的感覺來預測上司的下一步行動。這無非就是以玩游戲般的感覺來讓工作變得更加愉快而已。如果能夠預測出對方的下一步甚至再下一步動作，不管上司如何可怕，你的工作都會變得驚人的輕松。提前預測上司下一步的動作或者事態的變化，準備多個“解決方案”，就能應對各種各樣的突發情況。09 時間　上司和客戶的時間即是黃金在接觸上司和客戶時，要把對方的時間當作金錢來看待，絕不能有絲毫浪費。特別要注意以下幾點：1.說話簡潔，緊扣要點。2.說話前，預測對方的提問，提前做好準備。3.要牢記上司和客戶的時間就是金錢，金錢的減少也就意味著自己的利益會下降。10 理論武裝　用“事實依據”和“理論依據”說服上司為了說服上司就要拿出明確的事實數據作為證明。牢記數據要具體，避免模糊不清。反過來說，有想提供讓上司理解的內容時，只要抓住“用具體數據說話”這一點就夠了。收集到能獲得所有人認可的證據或事實，并在這些基礎上做出簡潔明了、思路清晰的說明，最后一定能夠得到上司的認可。11 評價標準　無法獲得上司認可時，就要尋找自身的不足只要你在工作上的成績和貢獻讓上司或部門覺得這個工作非你不可，一旦沒有你就會難以推進，這樣就足夠了。并且工作的結果也會反映在上司對你的考核和評價標準上。如果你不滿意自己的考核得分，請一定要和上司、同事談談。開門見山地詢問自己的不足之處并獲得建議。你自己認為的上司的期待和實際的上司的期待可能并不一樣。3快速處理必須解決的問題12 對應異常　每天抽出三成時間來“救火”在秘書的工作中 一天中有30/%的工作是突發事件。即便目前還沒有遇到這種情況，也一樣要做出提前預案。13 緊急事務　解決緊急事務時，思考目前什么能做，付諸行動千萬不要慌，“看看還有什么我們可以做的？”當真正出現緊急事件時，能馬上切換到應急狀態，冷靜沉著地處理事件。最重要的是“絕不放棄”。在結果出來之前，一定還有我們能做的工作。無論面對多么嚴峻的狀況，“一定”還有能夠做的事。14 預防錯誤　制作待辦事項清單，逐個解決把每天的待辦事項寫到便利貼上，貼在電腦屏幕上。推薦大小約為2cm×3cm的便利貼。等工作完成之后，就可以撕掉便利貼，丟到垃圾桶里了。還可以根據事情的輕重緩急，使用不同顏色的便利貼來區分。這個方法看起來很簡單，但只要試一下，就會發現實用性很強。15 觀察　充分了解別人并掌握親近他人的“變色龍應對法”工作能讓同事幫忙時，別客氣。但平時在日常生活中多觀察周圍人的行為，多了解對方，真有事情要拜托對方時，就能夠考慮對方的喜好和脾氣后再行動，這樣才能獲得自己想要的結果。你對你的同事有多少了解？能說出來對方的愛好、興趣 和特長，以及性格等細節嗎4問題就是機會，迅速解決問題16/  危機　努力把工作上的危機轉換成“機會”“危機”是否能轉變成“機遇”全都依靠個人是否努力。從不同的角度考慮問題，并著手處理問題，就會出現更多的可能性。當然不出現問題最好，但就算自己小心謹慎，周遭的同事或是團隊中的人可能也會出現一些小失誤。這時候請記住：“危機是可以轉變為機會的！”只要能將危機轉變成機會，就能提高自身評價。17 失敗后　分析失敗原因，迎接下一次的成功最重要的是“反省”，而不是“后悔”。首先要從“原因查明”開始，冷靜地分析狀況，發生了什么問題，自己為什么會失敗。然后需要做的就是如何防止失誤再次發生，這樣也能夠明確需要改善的地方和今后的工作方法。這些并不是聽別人的口頭說明就能理解的。18 避開危險　事先定好計劃，以防萬一在處理異常事件或問題時，這種“提前準備應對風險的對策”會帶來驚人的效果。準備的“對策”越多，規避風險、降低損失的成功率就越高。面對突發狀況時，就如同哆啦A夢的口袋一般，可以拿出萬能的應對方案。這自然是最理想的。5掌握良好的思維方法，提高自身水平19 談判　談判時，不要避開對方的目光控制談判的發展方向，要“盯著對方的眼睛”，就是這樣簡單。另一個就是“千萬不能躲避對方的目光，只要移開目光就輸了”。實際上，這種做法有兩個作用。一個是靜靜地注視對方能夠給自己帶來自信心，并無聲地表達出自己很堅定，沒有什么事情能讓自己動搖這樣的態度。第二個就是人們一般被注視5分鐘以上就會感到不舒服、坐立不安，開始自我懷疑。也就是說，注視對方可以打破對方的冷靜。另外還有一個附加好處。目光堅定地注視對方時，進一步試探對方，說出自己更高的期待后，很可能會得到意想不到的結果。即便是自己覺得對方不可能答應，也不妨說出來看看。遭到拒絕也沒關系，反正自己也已經做好被拒絕的準備，最多說一句“果然如此，但是我也不后悔”。如果對方答應了自己的請求，就自然是再好不過了，“太好了！幸好鼓起勇氣說出來了！”不管結果如何，不說出來就無法獲得結果，這才是談判的樂趣。既然要談判，就不妨愉快地挑戰新的高度。20 收集信息　掌握“不看·不聽·不說”的工作原則不看：一字不落地看完所有內容，對于不需要的部分做“視而不見狀”。不說：無論是多么重要的事情，正確判斷狀況，“不說”不必要的事。不聽：無論是公司內部還是外部的信息和小道消息都要一個不落地收集起來，做“充耳不聞”狀。21 風險　為了自身的成長，要勇于面對風險決定是否要冒險是個人的自由。但是勇于嘗試，才能夠做到自己來決定自己的未來。失敗了會獲得經驗教訓，成功了則可以收獲成果和自信。勇于冒險才能改變自己的未來。22 上司的提問　含糊不清的回答是禁忌正確的做法是對于不知道的事情就如實地回答“不知道”。可能這樣會被上司訓斥，但根據你回答的方式和接下來的行動，上司對你的態度也會截然不同。不要只是說“不知道”。要記牢下面這種回答方式：“真是十分抱歉，我想詳細說明這個情況，希望您稍等×分鐘。”不知道并不是一種罪過，重要的是要承認“不知道”這個事實，然后“詳細調查，縮小自己‘無知’的范圍”。無法立刻回答上司的提問時，不要說多余的話，要立刻著手調查。23 調動·轉崗　逃避工作困難的人會在新崗位上遭遇兩倍或三倍的困難職場中所發生的事其實都是對你的考驗。如果沒有直面這個考驗，沒有努力去對抗，就不可能克服它。這與游戲的關卡一樣，沒有通過這一關，自然就無法進入到下一關。既然如此，就努力應對挑戰，爭取早日通關。并且通關過程中的經驗都會成為你的財富。逃跑是最終的手段，逃跑之前要努力做出一切可能的嘗試。如果沒有順利通關人生的某個節點的考驗的話，在下一個節點上會遭到更嚴重的打擊。逃跑之前，用盡全力嘗試解決問題。這種積極的態度會讓你更上一個層次。24 工作意識　無論什么時候都不要放棄喜歡的工作無論你現在在從事什么樣的工作，如果你有自己想做的事情，就朝著它不斷前進吧。帶著目的去工作才能獲得相應的結果。除了自己喜歡的工作外，在生活中不管遇到什么事情都不要放棄自己的目標，堅持“緊咬不放”的虎頭狗精神，為自己打氣加油。這種“死纏爛打”的精神會激勵你不斷努力，爭取成為能夠勝任這個工作的最佳人選。在這個過程中，無論是自己的實力，還是工作效率都會得到長足的提升。用“死咬不放”的虎頭狗精神，堅守自己喜歡的工作。/  / / 

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